Las principales formas de archivar son:
Para encargarse del archivo diariamente se requiere un buzón de entrada para que allí reposen todas las correspondencias del día a día. Este buzón evita el desorden, permite que se organicen los archivos y mantiene claras las prioridades de lo que debe resolverse primero.
Además del buzón se pueden usar dos cajones, uno para almacenar los documentos urgentes y el otro para ir organizando lo que se le ha dado respuesta. El primero puede identificarse con un color llamativo (rojo, naranja) de forma que evidencie la importancia de esos archivos. El segundo se usa para irlos almacenando o archivando. Ejemplos de estas carpetas de archivar son los ganchos o espigones, los casilleros, las tablas de Shannon, las carpetas tipo fuelle y las cajas convencionales.
El orden de este sistema de archivo es el siguiente: se reciben los archivos en el buzón de entrada, se ponen en el respectivo lugar los urgentes, se van archivando los que ya están resueltos y se desechan en la papelera de reciclaje los innecesarios.
Este sistema está organizado por mes y por días. De esta manera se encuentran carpetas mensuales, dentro de las cuales está establecida cada fecha del mes. Si se recibe por ejemplo una invitación para el 23 del mes en curso, se archiva en el folio correspondiente.
Los folios se pueden organizar por orden alfabético u orden numérico. El orden alfabético para aquellos casos en donde los folios se archivan con nombres personales o la respuesta es individual. El numérico se recomienda para la correspondencia de proyectos que tienen orden semanal o por avance. También se pueden etiquetar por colores: urgentes (rojo), importantes (naranja) y los que pueden esperar (morado).
Para facilitar la búsqueda en cada archivo se puede agregar la siguiente información a modo de nota externa: número o nombre del archivo, fecha en la que se abrió y se cerró el archivo, nombre del departamento y número de registro informático.
Este es el tercer paso en el proceso de archivo. Se hace con el objetivo de conservar a largo plazo los archivos, como muestra del proceso y en caso de que se requiera volver a consultarlos. Para ello se archivan los originales y se desechan las copias, de manera que no se acumulen documentos innecesarios.
Aquí es importante poner los documentos más recientes en la parte superior de los archivos o las carpetas, para poderlos consultar por orden de fecha. También es importante agrupar los documentos que están relacionados: los archivos adjuntos con su respectivo documento de origen. Y no menos importante, los documentos grandes en sobres separados para evitar el desorden. Para facilitar la búsqueda se pueden agregar notas frontales con los datos ya mencionados anteriormente.
El avance del mundo digital en las empresas apunta a que en futuro el archivo de los diferentes procesos se hará de forma digital, y por ello es importante empezar a implementarlo. Algunas ventajas de ello son que los documentos se preservan en el tiempo sin deteriorase, es más fácil consultarlos, varias personas pueden consultar un mismo archivo a la vez y se puede compartir esta información fácilmente.
El paso a paso es sencillo. Primero se eligen los documentos que se requieren digitalizar, se escanean, se anexa la información de cada documento y se almacena en el sistema o la base de datos. Este proceso se puede hacer valiéndose del sistema que la empresa tenga, o se puede acudir a sistemas externos que brindan además asesoría y acompañamiento en la gestión documental.
Digitalizar los documentos optimiza las tareas en una empresa, ahorra tiempos, facilita la consulta de información y consecuente a ello, mejora la productividad.